Zweifellos ist die Archivierung bestimmter Mailkommunikation wichtig, aber ein planloses Sammeln von Mails führt hauptsächlich zu einer sinnlosen Verschwendung von Ressourcen, ob nun auf der Clientseite oder am Mailspool im Rechenzentrum. Aus gegebenen Anlass gibt es hier ein paar Tipps und Anleitungen, wie man die Mailbox überschaubar und in einer angemessenen Grösse hält und pflegt.
Die Ressourcen bei mur.at sind nicht unerschöpflich!
Im Gegenteil, mit eher bescheidenen Mitteln versuchen wir unsere Mitglieder zufriedenzustellen. Insofern wünschen wir uns auch ein faires und solidarisches Verhalten der Benutzerinnen.
Die Inbox ist kein Mailarchiv!
Schriftverkehr der abgeschlossen ist, sollte entweder in entsprechende Folder geordnet oder gelöscht werden. Das erspart Zeit und Stress beim Suchen! Überflüssige Mails am besten sofort löschen. Wurde das bis dato nie erledigt, legt man passende Ordner an und kann nun mit Filtereinstellungen, die zum Beispiel nach "Absender", "Betreff", etc suchen und in die entsprechenden Folder ordnen. Auch eine Thread-ansicht der Mails kann dabei behilflich sein.
Anhänge (Attachments) gehören NICHT in den Mailspool!
.jpg, .doc, .pdf & Co sind riesig und haben nichts im Mailspool verloren! Anhänge bei Bedarf lokal auf der Festplatte speichern und anschliessend im Mail löschen. Wurde das nie gemacht, gibt es bei allen Mailprogrammen die Möglichkeit "Remove Attachments" oder "Anhänge löschen", das über die Inbox und einzelne Folder funktioniert. Wenn gesendete Mails zusätzlich im Sent-Ordner gespeichert werden, sollten auf jeden Fall hier die Anhänge sofort gelöscht werden!
Müll, Spam und anderes Unnützes
Regelmässig sollen die Folder "spam", sowie die einzelnen "trash", "Trash", "Junk", "Papierkorb" entleert werden. Die Inhalte der einzelnen Müllordner können auch automatisch beim Programmverlassen gelöscht werden, wenn man das auch so einstellt. Das gleiche trifft auf den "Sent"/"sent-mail" Ordner zu.
Backup/Sicherheitskopien der Mails
1x in Nacht machen wir ein Backup des Mailspools - mehr nicht. Wenn was schief geht, kann höchstens der Mailspoolzustand letzter Nacht herangezogen werden. Aus diesem Grund bist du gut beraten ein regelmässiges Backup deiner Mails lokal auf deinem Rechner zu machen.
Mailbox trotz allem riesig?
Sollte deine Mailbox trotz dieser Anleitung noch immer mehrere Gigabyte haben, dann schlagen wir vor, dass du sie auf deinen Rechner runterladest und bei dir lokal archiviers, zum Beispiel unter "Lokale Ordner". Jedes Mailprogramm hat entsprechende Einstellungen zum Archivieren, ob nun am Server oder lokal.
Ausserdem bieten wir auch sogenannte UserInnenTraining an, bei dem wir uns gerne diesem Thema widmen können.
Bei Fragen oder Anregungen: <noc AT SPAMFREE mur DOT at>, oder +43 681 81645308 (Di-Fr 12-14h)